Personvernerklæring

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i ett år.

Vi benytter e-post som kommunikasjonsløsning som inneholder personopplysninger. Behandlingen er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysning gjennom e-post (se GDPR artikkel 6 (1) f) for å ha et arbeidsverktøy og kommunikasjonsløsning, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene. Hva som behandles av personopplysninger i e-poster er avhengig av e-postens formål og hva som er inntatt i denne. E-poster slettes når de ikke lenger er nødvendige, og vi har tiltak for å sørge for regelmessig sletting av e-post. Våre sikkerhetsløsninger har også tilgang til e-post, men da kun i maskinell behandling.

Dersom du forespør informasjon eller melder deg på nyhetsbrev, eller er eksisterende kunde av oss, vil vi sende ut informasjon om oss og vår virksomhet, nyhetsbrev og annen informasjon og markedsføring. Vi vil da behandle ditt navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke eller avtale med deg. Behandlingen skjer inntil du enten har mottatt forespurt informasjon, har trukket ditt samtykke eller ikke lenger er kunde hos oss. Deretter slettes personopplysningene dine.

Vi behandler personopplysningene for å informere deg om tjenester og produkter som kan være av interesse for deg, og behandler personopplysningene på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 6 (1) a). Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å benytte eventuelle muligheter til avbestilling i forsendelser du mottar, eller for å reservere deg mot direkte markedsføring og/eller profilering etter GDPR 21 (2), ved å kontakte oss.

Ved utsendelse av informasjon om de tjenester du benytter, som ikke inneholder markedsføring, så vil dette gjøres uavhengig av om du har samtykket, og personopplysningene vil da behandles etter GDPR artikkel 6 (1) b ved at vi skal oppfylle en avtale med deg. Formålet med behandlingen er da å holde deg oppdatert om tjenestene du mottar.

Vi behandler kun personopplysninger som gjør at vi kan foreta utsendelsen, som er e-postadresse. E-postadressen benyttes ikke til annet enn å sende ut nyhetsbrevet. Personopplysningene behandles så lenge du mottar nyhetsbrevet.

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder (i forretningsforhold), leverandører og andre samarbeidspartnere for salg- og markedsførings­aktiviteter, å administrere vårt forhold til leverandører og andre, forberede, gjennomføre og dokumentere tjenester samt evaluere bruk av tjenester. Vi vil i disse tilfelle behandle navn, kontaktinformasjon, foretaksnavn og opplysninger tilknyttet kontakten med selskapet som vedkommende arbeider i.

Behandlingen av personopplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) for å administrere forholdet til våre kunder, samarbeids­partnere og leverandører, og at vår interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen.

Vi kan lagre opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt tjenester.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører, blant annet for å dokumentere at avtale er inngått. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke kunne inngå avtaler.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det i hovedsak gjelde kontaktopplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse), stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av leverandører og samarbeidspartnere.

Vi lagrer opplysningene inntil forholdet til kunde, leverandør eller samarbeidspart opphører eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.

Ved rekruttering til nye stillinger oss hos vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles som vil inneholde personopplysninger.

Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en arbeidsavtale med jobbsøker eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b).

Gjøres det undersøkelser av oss ut over å kontakte personer som er oppgitt som referanse, undersøke ved søk om historikk mv., så behandles personopplysninger på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse for å sikre at riktig kandidat til stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f). For sistnevnte har vi vurdert at vår berettigede interesse i å rekruttere nye ansatte veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad.

Har vi produksjoner som omfatter barn og mindreårige, vil vi kunne pålegge at det avgis politiattest. Vi vil behandle informasjon knyttet til politiattest betryggende, og kun tilgjengelig for de personer som har behov for informasjonen. Behandlingen av personopplysning knyttet til politiattester skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) punkt d, for å verne de mindreårige som deltar i produksjons vitale interesser, samt for å oppfylle avtalen med vedkommende som ønsker arbeid hos oss, se GDPR artikkel 6 (1) punkt b. Opplysninger knyttet til politiattester og tilhørende forhold vil slettes så snart det ikke lenger er nødvendig for oss å behandle disse og senest når arbeids-/oppdragsforholdet opphører.

I tilfelle vil behandler særlige personopplysninger, vil behandle dette på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a). Samtykke kan trekkes tilbake til enhver tid, og at du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før samtykket ble trukket.

Personopplysninger slettes så snart rekrutteringen er gjennomført, om du ikke har samtykket til lenger oppbevaring.

For deltakere på arrangementer vil det bli registrert og behandlet kontaktopplysninger samt hvilket arrangement vedkommende skal delta på, slik at vedkommende kan identifisere som påmeldt og at det kan gjennomføres nødvendig kommunikasjon og eventuelt fakturering av deltakeravgift. Behandling av personopplysninger vil skje på grunnlag av å oppfylle en avtale med deltaker (GDPR artikkel 6 (1) b), eller om deltakerne representerer en virksomhet på grunnlag av vi har vurdert at vi har en nødvendig berettiget interesse (GDPR artikkel 6 (1) f) av å avholde arrangementer som del av virksomhet. I sistnevnte tilfelle har vi vurdert at vår berettigede interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

I tilfelle det serveres mat og/eller drikke vil vi kunne innhente informasjon om eventuelle preferanser, som kan vise helse- og/eller religion ut fra preferansene. Dette er informasjon som vil kun behandles av oss, og som vil slettes umiddelbart etter arrangementet. I slike tilfeller vil opplysningene behandles på grunnlag av samtykke.

I forbindelse med Produksjoner vil vi måtte behandle personopplysninger. Dette gjelder de som er involvert i Produksjoner, enten bak eller foran kamera, eller på annen måte.

Enkelt behandling av personopplysninger vil falle inn under unntaket for ytringsfrihet etter GDPR og personopplysningsloven § 3, fordi det er behandlingsaktiviteter som utelukkende er for et journalistisk formål eller et kunstnerisk eller akademisk uttrykk. Likevel vil flere ledd i behandlingen av personopplysninger være omfattet av regelverket, og vi ønsker samtidig å være så gjennomsiktige som mulige om vår behandling av personopplysninger.

Vurdering av aktuelle kandidater

Først vil vi behandle personopplysninger om deg for å vurdere hvorvidt du er egnet til oppgaven, rollen eller deltagelsen.

Dersom du vurderes som en kandidat for å medvirke foran kamera eller mikrofon i en av våre Produksjoner som en del av cast, vil Fenomen behandle følgende personopplysninger for å vurdere om du er egnet:

• Kontaktopplysninger som for eksempel navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse
• Utseende og lignende, som for eksempel høyde, stemme og alder
• Relevant erfaring, som for eksempel utdanning og tidligere arbeid
• Andre opplysninger som kan fremkomme av CV, auditions eller i en intervjusituasjon
• I tillegg kan det forekomme at andre personopplysninger behandles hvis det er relevant for rollen eller hvis det er nødvendig, som for eksempel vandelsattest dersom rollen jobber tett med barn, se også punkt 2.5 ovenfor

Dersom du vurderes som en kandidat for å medvirke bak kamera som en del av crew, vil Fenomen behandle ovennevnte opplysninger for å vurdere om du er egnet.

Personopplysningene stammer stort sett direkte fra kandidaten som vurderes, men kan også stamme fra referanser og andre tredjeparter som kandidaten oppgir, offentlige myndigheter eller offentlig tilgjengelig informasjon.

Medvirkende i Produksjoner

Dersom du medvirker i en av våre Produksjoner, enten som en del av cast eller crew, vil Fenomen behandle ytterligere opplysninger om deg i tillegg til de nevnt ovenfor.

Som del av cast (skuespiller, talent, deltaker) vil vi i hovedsak behandle:

• Navn, kontaktopplysninger og annen informasjon som er nødvendig for å administrere din medvirkning
• Bilde og/eller lydopptak av deg
• Høyde, vekt og klesstørrelse
• Sykdom, skade eller andre opplysninger som er nødvendig for å koordinere og planlegge din medvirkning i Produksjonen
• Bankopplysninger og andre opplysninger som er nødvendig for å utbetale eventuelt vederlag

Som del av crew (medvirkende bak kamera) vil vi behandle:

• Navn, kontaktopplysninger og annen informasjon som er nødvendig for å administrere din medvirkning
• Sykdom, skade eller andre opplysninger som er nødvendig for å koordinere og planlegge din medvirkning i Produksjonen
• Bankopplysninger og andre opplysninger som er nødvendig for å utbetale eventuelt vederlag

Personopplysningene stammer stort sett direkte fra den medvirkende selv, noen opplysninger kan innhentes fra offentlige myndigheter.

Formål og grunnlag for behandling av personopplysninger ved Produksjoner

Fenomen behandler personopplysningene nevnt ovenfor med det formål å produsere, markedsføre og distribuere våre Produksjoner. For å kunne oppnå formålet, må vi behandle dine personopplysninger for eksempel for å vurdere om du er egnet til å medvirke, for å administrere ditt avtaleforhold med oss, redigere opptak med ditt bilde og/eller stemme, betale den kompensasjonen du har krav på, dele den ferdige Produksjonen med distributøren osv.

Vårt behandlingsgrunnlag for de fleste behandlingsaktivitetene er avtalen med deg, dvs. for å kunne oppfylle avtale vi har inngått med deg, se GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Om det er avtale med andre, som din arbeidsgiver vi skal oppfylle, vil vi behandle personopplysninger på grunnlag av en berettiget interesse, se GDPR artikkel 6 (1) bokstav f. Om vi behandler opplysninger knyttet til lovmessig plikt, som å betale skatt og føre regnskap, behandler vi personopplysninger på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav c. I enkelte tilfelle kan det være at vi må behandle personopplysninger på grunnlag av samtykke, som om vi behandler særlige kategorier personopplysninger som helseopplysninger, se GDPR artikkel 6 (1) bokstav a og artikkel 9.

De personopplysningene du gir oss tilgang til når vi vurderer deg til en stilling, rolle eller annen form for medvirkning i en av våre Produksjoner, behandles fordi behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse.

Hvis du uoppfordret sender oss en åpen søknad, vil vi oppbevare og vurdere denne informasjonen i tre år siden det er den normale tid det kan ta som søkere er aktuelle. Fenomen vil behandle opplysningene med det formål å vurdere om du er egnet til en ledig rolle/deltakelse/stilling/oppdrag i denne tidsperioden. Ønsker du at vi skal slette søknad og opplysninger om deg, kan du ta kontakt med oss, se nedenfor om dine rettigheter.

Dersom du i forbindelse med en tidligere søknadsprosess aktivt har samtykket til at vi lagrer dine personopplysninger med det formål å vurdere deg til en senere rolle/deltakelse/stilling/oppdrag, vil vi behandle disse personopplysningene med grunnlag i ditt samtykke.

Dersom du er fast eller midlertidig ansatt eller oppdragstaker, vil dine personopplysninger behandles med grunnlag i arbeidsavtalen/oppdragsavtalen. Dette gjelder både cast og crew. I tillegg vil vi behandle personopplysninger om deg i den grad det følger av arbeidsmiljøloven eller andre arbeidsrettslige rettigheter og plikter, som for eksempel i forbindelse med sykemeldinger og knyttet til f.eks. pandemi om det blir aktuelt.

Det kan også forekomme andre situasjoner der Fenomen vil behandle personopplysninger fordi Fenomen har en berettiget interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

Visse personopplysninger Fenomen behandler vil utelukkende behandles for journalistiske, akademiske, kunstneriske og litterære formål, og i den forbindelse vil disse være unntatt fra store deler av GDPR og personopplysningsloven, herunder kravet til behandlingsgrunnlag. Fenomen vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningene Fenomen behandler.

For å overholde HMS-standarder (helse, miljø og sikkerhet), i forbindelse med våre nødvendige berettigede interesser samt for å beskytte våre ansatte, kunder, eiendommer, utstyr mv., kan vi behandle personopplysninger ved at det benyttes kameraovervåking.

Det vil bli gitt informasjon om overvåkingen på de steder dette skjer. Opptak fra kameraovervåking vil slettes innen syv dager om ikke det er sannsynlig at opptakene vil bli utlevert til politiet. I sistnevnte tilfelle vil opptakene slettes etter 30 dager, med mindre annet kreves for juridiske formål.

Vi behandler også personopplysninger fra besøkende til våre lokaler og andre fasiliteter ved å registrere dem i besøkssystem. Besøkende skal informeres via oppslag når dette er tilfellet.

Logger fra adgangskontrollsystemene slettes innen 90 dager.

Vi har kontakt med interessenter og andre gjennom sosiale medier. Bl.a. har vi etablert en Facebook-side, hvor vi er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne tilknytning sammen med Facebook. Gjennom Facebook-siden vil det behandles personopplysninger dersom du legger inn poster på siden, kommenterer poster eller «liker»/følger siden. Formålet vårt med behandling av personopplysninger gjennom Facebook, er å ha kontakt med deg som ønsker å kommunisere med oss eller interagere på vår Facebook-side på andre måter, se også om kommunikasjon under punkt 2.2 ovenfor.

I denne sammenheng behandles det ditt navn og kobling til andre opplysninger som du har lagt ut på Facebook tilknyttet ditt navn/konto på Facebook. I tillegg behandles det alt du deler gjennom poster og kommentarer på vår Facebook-side, samt det forhold at du har «liket»/følger vår nettside. Hva du deler på Facebook-siden er opp til deg og frivillig.

Vi ber deg om å ikke dele personopplysninger i poster eller kommentarer på nettsiden, og spesielt ikke dele personopplysninger om andre, f.eks. ved å «tagge» eller omtale personer.

Vi behandler personopplysninger i sosiale medier, som Facebook, på grunnlag av at vi mener å ha en nødvendig berettiget interesse i å kommunisere med omverdenen gjennom det sosiale mediet og vil da behandle personopplysninger i denne sammenheng (GDPR artikkel 6 (1) bokstav f). Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å kommunisere med omverdenen og håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Opplysningene vil behandles så lenge postinger/kommentarer er tilgjengelig på det sosiale mediet, og du kan når som helst selv slette dette.

Nettsiden driftes på Base44. Når du besøker siden, behandles tekniske opplysninger som IP-adresse, tidspunkt og nettleserinformasjon for å levere innhold, ivareta sikkerhet og håndtere feil. Dette bygger på vår berettigede interesse i sikker og stabil drift, jf. GDPR artikkel 6 (1) f. Avvisning av valgfrie informasjonskapsler stopper ikke nødvendig teknisk behandling.

Vi har slått av valgfri besøksanalyse og opptak av besøksøkter. Vi har ikke installert Google Analytics eller Meta/Facebook-piksel på denne nettsiden. Fontene som tidligere ble hentet fra Google Fonts, leveres nå fra nettstedets egen lagring.

Vi bruker lokal lagring i nettleseren for følgende formål:

• Samtykkevalg: «fenomen_cookie_consent» husker om du tillater eller avviser eksterne video- og podkastspillere. Valget gjelder i 180 dager før vi spør på nytt. Lagringen er nødvendig for å respektere valget ditt.
• Språk: «fenomen_lang» husker språket du selv velger, til du endrer valget eller sletter nettleserdata.
• Administrasjon: Ved innlogging brukes Base44s nødvendige innloggings- og konfigurasjonsdata. Innloggingsinformasjon gjelder frem til utlogging eller utløp. Vanlige besøkende trenger ikke opprette konto.

Spillere fra YouTube, Vimeo og Spotify lastes ikke inn før du har samtykket. Ved avvisning vises stillbilder eller et valg om å godkjenne eksternt innhold. Når du samtykker, mottar leverandøren blant annet IP-adresse, nettleserinformasjon og hvilken video eller podkast som åpnes, og kan lagre eller lese opplysninger på enheten. Grunnlaget for valgfri lagring og tilhørende behandling er samtykke, jf. ekomloven § 3-15 og GDPR artikkel 6 (1) a. Vi bruker YouTubes personvernforbedrede innbygging og Vimeos «Do Not Track»-valg som tilleggstiltak.

Du kan bruke resten av nettsiden uten å samtykke. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake valget via innstillinger for informasjonskapsler, også nederst på siden. Tilbaketrekking stopper nye avspillinger og fjerner innlastede eksterne spillere. Den gjør ikke tidligere behandling ulovlig. Informasjonskapsler som allerede er satt av en ekstern leverandør, kan slettes i nettleseren.

Base44 er leverandør av drift og lagring. Tekniske driftslogger kan oppbevares hos leverandøren for levering, sikkerhet og feilsøking; de omfattes ikke av nettleservalgets 180 dager. Opplysninger kan behandles utenfor EØS. Se punkt 4 nedenfor om leverandører og overføring, og kontakt oss for nærmere informasjon om driftslogger, lagringstid og overføringsgrunnlag.

Les mer hos Base44, Google/YouTube og Vimeo og Spotify. Disse leverandørenes egne oppbevaringstider og behandling gjelder for opplysninger de mottar.

Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.

Dersom du krever det, vil du også få en kopi av de personopplysninger vi behandler om deg. Vi vil kunne be deg om å spesifisere hvilke opplysninger du ønsker kopi av, for å gjøre utleveringen enklere for oss. Ved utlevering av kopi av dine personopplysninger vil vi kunne kreve at du identifiserer seg, for at vi skal sikre at vi ikke utleverer personopplysninger til uvedkommende. Opplysningene om deg vil bli oversendt i digital form med mindre du ber om å få dem overført på annen måte.

Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller kontakte oss.

Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, se nærmere i GDPR artikkel 21.

Du kan også reservere deg mot behandling av personopplysninger som angår deg til markedsføring, herunder profilering i den grad dette er knyttet til direkte markedsføring, se GDPR artikkel 22 nr. 2.

For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).

Det vil ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder. Se GDPR artikkel 22 nr. 1 og 4.